Sistem Informasi & Organisasi Publik

Latar Belakang (1)
Munculnya Sistem Informasi sektor Publik
1. Menjelang abad ke-21, ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data.
2. Seiring dengan laju pembangunan, organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektifitas, produktifitas, dan efisiensi mereka.
3. Perkembangan teknologi informasi dapat menunjang pengambilan keputusan yang memungkinkan pekerjaan dapat diselesaikan secara tepat, akurat, dan efisien. Perubahan peran pimpinan dalam pengambilan keputusan, dituntut untuk selalu memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini proses pengambilan keputusan.


Latar Belakang (2)

Munculnya Sistem Informasi sektor Publik

•  Otoda Keberhasilan pelaksanaannya ditentukan oleh kinerja administrasi pemerintahan dan pelayanan publik hingga perizinan. Masyarakat menilai baik buruknya otonomi daerah berdasarkan baik buruknya administrasi, pelayanan, dan perijinan, selain konkretnya pembangunan.  
• Perdagangan bebas dan globalisasi tingkat kinerja administrasi pemerintahan, pelayanan publik, dan perijinan yang tinggi tingkat daya saing daerah dan produkproduk daerah yang tinggi  kinerja (serapan) keuangan daerah atau negara tinggi pula. 
• Organisasi public permasalahan utama adalah masalah pelayanan publik.

Pelayanan publik (Thaha, 1994:14) merupakan suatu kegiatan yang harus mendahulukan kepentingan umum, mempermudah urusan publik, mempersingkat waktu pelayanan, dan memberikan kepuasan kepada publik.


Latar Belakang (3) 
Munculnya Sistem Informasi sektor Publik
 Pemenuhan hak masyarakat (tujuan dari fungsi pelayanan publik) harus terus ditingkatkan, baik kualitas maupun kuantitas.

1. Kuantitas memperbanyak jumlah masyarakat yang dapat dilayani dan menambah waktu pelayanan
2. Kualitas: mengurangi kesalahan pelayanan, mempercepat pelayanan, dan kemudahan pelayanan
3. Beberapa masalah pelayanan publik yang masih ditemukan: Panjangnya prosedur pelayanan  Berbelit-belit, Tidak transparan, Kemampuan aparat yang masih rendah

Organisasi Publik 

• Struktur birokratis & sentralistis serta dipengaruhi lingkungan eksternal (faktor politik)  Kompetensi pimpinan lbh rendah drpd kompetensi pimpinan di org. swasta 
• Keputusan ditekankan pd rutinitas & stabilitas struktur yg tersentralisasi
  Organisasi Privat 
• Struktur org. mungkin birokratis tp ditunjang dg proses manajemen yg lbh lugas & responsif  Manajer/pimpinan memiliki kompetensi yg lbh tinggi 
• Proses manajemen organisasi dikelola scr dinamis 
• Keputusan mengacu pd isu strategis & proses yg tdk berbelit 
• Peka thd pengaruh lingkungan

Publik VS Privat (Kumorotomo & Margono 2001)
Perbedaan Publik vs Swasta Pengertian
Publik: Bahasa Latin “of people” (yang berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. Organisasi publik  tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya.  Swasta/Privat: Bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran ditujukan pada hal – hal yang “terpisah‟ dari masyarakat secara umum. Organisasi privat/bisnis/swasta  organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.

Perbedaan Publik vs Swasta Lingkungan Organisasi

 Publik:

• Lingkungan otorisasi, artinya untuk melakukan sesuatu, organisasi publik terlebih dahulu harus mendapat izin atau legalitas.

• Sumber pendanaan dan wewenang diperoleh melalui lingkungan otorisasi tersebut. Misal, dalam pengajuan anggaran kepada DPR, untuk mendapat pengabsahan atas suatu rencana kegiatan pemerintah. Ini merupakan dasar bagi organisasi publik untuk membangun kapasitas organisasi dan kemampuan operasionalnya.

• Proses penciptaan nilai dalam organisasi publik, bukan didasarkan pada hukum penawaran dan permintaan pasar, melainkan melalui proses birokratis, yaitu izin dari lingkungan otorisasi
Perbedaan Publik vs Swasta Lingkungan Organisasi

 Swasta/Privat:

• Lingkungan otorisasi, misal dewan komisaris atau rapat umum pemegang saham menentukan pendanaan dan batas-batas wewenang perusahaan. Lingkungan otorisasi pada organisasi privat tidak sekompleks organisasi publik.

• Proses penciptaan nilai dalam organisasi privat, menitikberatkan proses pengambilan keputusan pada naik-turunnya permintaan pasar, sehingga pengambilan keputusan biasanya berlangsung lebih cepat.

Perbedaan Publik vs Swasta Sistem Informasi
 Organisasi Bisnis

• Tujuan yang dilayani adalah pelanggan

• Dijalankan fungsinya oleh departemen Bisnis

• Manfaat: 

Mendukung pengambilan keputusan manajemen untuk mencapai tujuan bisnis organisasi.  Mendukung ke arah persaingan keuntungan strategis dengan membangun sumbersumber informasi strategis 

Memberikan keuntungan yang besar bagi organisasi karena penggunaan teknologi yang canggih mampu memberikan input yang besar. 

Meningkatkan efisiensi operasional 

Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

• Misal: Sistem Informasi pada Departemen Produksi, Departemen Pemasaran, dll .

Perbedaan Publik vs Swasta Sistem Informasi
 Organisasi Publik

• Sasaran akhir yang dilayani adalah citizen/masyarakat.

• Didesain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi publik dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi publik.

• Dijalankan fungsinya oleh departemen/org. Publik.

• Berusaha menjawab masalah utama: bagaimana memadukan nilai efektivitas sistem administrasi dan layanan umum kepada masyarakat dengan nilai efisiensi di dalam tata-kerja organisasi.

Perbedaan Publik vs Swasta Sistem Informasi 

Organisasi Publik

• Manfaat strategis: 

Tersedianya sistem pengeloaan data dan informasi publik. 

Terintegrasinya data dan informasi publik untuk mendukung proses pengambilan keputusan.  Tersedianya data dan informasi publik yang lengkap bagi seluruh stakeholders yang berkepentingan dalam bidangnya. 

Meningkatkan daya saing kompetensi organisasi. 

Meningkatkan kualitas layanan pada masyarakat. 

Meminimalisir biaya operasional organisasi untuk pelayanan kepada masyarakat. 

Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis.

Perbedaan Publik vs Swasta Sistem Informasi 

Organisasi Publik

• Manfaat teknis:  Penyimpanan arsip dan dokumentasi/pencatatan data 

Pembuatan dan pengolahan data statistik.  Penyelenggaraan administrasi perkantoran. 

Pengolahan data untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan Administrasi Pembinaan  Pertukaran data dan informasi antara pejabat/instansi.  Berkomunikasi, surat-menyurat, diskusi dan teleconference secara lebih efisien, dengan memanfatkan fasilitas VoIP & E-mail. 

Publikasi (edaran, undangan, pemberitaan, buletin dan sebagainya) dengan membuat situs.

Perbedaan Publik vs Swasta Sistem Informasi 

Organisasi Publik

• Manfaat teknis: 

Menyusun perencanaan program, kegiatan dan anggaran. 

Melakukan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan. 

Membuat analisis, perkiraan, ramalan kejadian berdasarkan data dan informasi yang dimasukkan. 

Profiling, yaitu menganalisis keterkaitan berbagai fakta, keadaan, kejadian, dan indikasi lain, sehingga dapat dideskripsikan sketsa, profil, pola perilaku tertentu. 

Melakukan simulasi pelaksanaan suatu rencana operasi atau implementasi kebijaksanaan atau keputusan. Digunakan untuk menguji efektifitas rencana dan memperkirakan tingkat keberhasilan atau dampak negatif/kerugian yang mungkin timbul agar dapat disiapkan rencana antisipasinya.

Perbedaan Publik vs Swasta Sistem Informasi

Organisasi Publik

• Contoh:  Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah (SIPPD), e-rencana, e-planning  Pengelolaan Keuangan Daerah (SIPKD/E-SIKD), E-Budgeting 

Sistem Informasi Pusat Pelayanan Publik, Command Center Pemkot Surabaya 

Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPeg), E-Performance, SIADO UB 

Kependudukan (SIMDUK),
Pendekatan untuk Mengidentifikasi Kebutuhan Organisasi Publik (Caiden,1987)
1. Org. Publik identik dengan administrasi pemerintahan
2. Identifikasi Org. Publik didasarkan pada peraturan negara, dibiayai keuangan negara, & dioperasionalisasikan oleh aparat dengan jenjang karir tertentu.
3. Sifat administrasi Org. Publik berorientasi pada publik
4. MelihatAparatur Negara yang berbentuk Org. Publik memiliki ciri khusus dalam melaksanakan kebijakan publik (kontrol politik, akuntabilitas, pemakaian birokrasi), pembuatan kebijakan & penegakan hukum yang berbeda dengan org. swasta.
5. Fokus pada sifat publicness

1. Structured Decision System (SDS)
* Adalah serangkaian prosedur & mekanisme dlm rangka akumulasi data, penyimpanan, pengambilan, yg didesain untuk mengkonversi data organisasi menjadi informasi yg sesuai dlm pembuatan keputusan manajerial.

*Data yg dimaksudkan meliputi data ttg klien, fasilitas2, pegawai , penggajian, penyediaan pelayanan, penyimpanan barang2, dll.

* Data disimpan dlm database yg digunakan untul level manajemen operasional, menengah, dan atas, serta untuk staf.

2. Decision Support System (DSS)
• Merupakan sistem komputer yg interaktif yg memiiliki posisi pd model keputusan analitis & dispesialisasikan ke dlm database manajemen yg bisa langsung diakses oleh manajer/pimpinan.
• Dapat digunakan untuk membantu manajemen di dlm semua level organisasi dg jenis keputusan yg tdk terstruktur & permasalahan2 yg tdk rutin.

The Interative System Development Cycle/ISDC (Rubin, 1086)
• Adalah gabungan design sistem informasi yg menggabungkan model tradisional dg berbagai kelemahannya (SDS & DSS) dengan model baru yg lebih integratif

• Juga merupakan model siklus sistemi informasi yg terus menerus mulai dr perencanaan sistem (seperti observasi thd kebutuhan yg akan menentukan perencanaan sistem informasi) dan analisis kelayakannya bagi user, kemudian pelaksanaan & pemeliharaannya.

• Dimungkinkan adanya adaptasi sistem thd perubahan yg tjd krn faktor eksternal & internal.

Organisasi Mempengaruhi Sistem Informasi
• Keputusan-keputusan tentang peran sistem informasi

• Keputusan tentang siapa yang menyediakan pelayanan teknologi informasi

• Keputusan tentang mengapa membangun sistem informasi