Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik

Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik Sebuah Tinjauan Awal
Pengertian Sistem
• Sistem: (Gordon B Davis, 1974. Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development: p. 81) System can be abstract or physical. An abstract system is an orderly arrangement of independent ideas or constructs. For example, a system of theology is an orderly arrangement of ideas about God, man, etc. A physical system is a set of elements with together to accomplish an objective (Sistem dapat berupa abstrak atau fisik. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsep-konsep yang saling tergantung. Misalnya sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang tuhan, manusia dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian yang bersifat unsur yang bekerja sama untuk mencapai tujuan)


Pengertian Sistem
• Sistem : Burch dan Strater (Information Systems: Theory and Practice) 
Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau sub-sub sistem yang disatukan atau dirancang untuk mencapai suatu tujuan.
• Secara sederhana, sistem dapat diartikan sebagai: 1) suatu kumpulan atau himpunan dari unsur; 2) komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi; 3) saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain; dan 4) terpadu untuk mencapai suatu tujuan.
System Thinking
• Cara memandang masalah sebagai sebuah sistem, atau memandang masalah secara menyeluruh dan adanya keterkaitan antar unsur-unsur sistem atau komponen sistem. (Budhi Susilo & Mahawan Karuniasa, 2009)
• Karakteristik sistem Anderson & Johnson (1997): 1) Seluruh bagian sistem harus ada agar sistem dapat melaksanakan tujuannya. 2) Komponen harus diatur dengan cara tertentu agar sistem tersebut bekerja. 3) Sistem memiliki tujuan tertentu dalam mendukung sistem yang lebih besar. 4) Sistem menjaga stabilitas melalui fluktuasi dan penyesuaian. 5) Sistem memiliki umpan balik (feedback)

Pengertian Informasi
• Data ≠ informasi
• Data merujuk pada fakta-fakta baik berupa angka-angaka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili diskripsi verbal atau kode-kode tertentu dan semacamnya.
• Apabila data tersebut telah disaring dan diolah melalui pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah menjadi informasi.
• Jadi yang dimaksud dengan informasi adalah semua data yang telah diolah dan memiliki arti bagi pihak pemakai. Dengan demikian yang dipakai orang di dalam membuat keputusan adalah informasi, bukan data.
Pengertian Sistem Informasi
• Laudon & Laudon (2007, p. 15): sekumpulan komponen yang (dalam prosesnya) saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan maupun pengawasan dalam suatu organisasi.
Data

Sistem Informasi
Informasi
Model Sistem Pengolahan Data
• Sistem Terbuka Proses pengolahan data dilakukan dengan sistem terbuka tanpa feedback (umpan balik) sehingga kualitas hasil tidak dapat diukur/dikontrol dan jika terjadi kegagalan resikonya fatal.

• Sistem Lingkaran Tertutup Proses pengolahan data memanfaatkan feedback (umpan balik) untuk pengendalian proses sehingga kualitas output dapat diukur setiap saat akibatnya resiko kegagalan rendah. Umpan balik yang baik memiliki dimensi-dimensi sebagai berikut: Relevansi, Akurasi, Ketepatan Waktu, Kelengkapan
Model Sistem Pengolahan Data
Mengapa Komputer? Manusia? Kemampuan komputer Kemampuan manusia • Pengolahan cepat • Intuisi dan penilaian
• Akurasi
• Fleksibilitas dan adaptivitas
• Kapasitas penyimpanan besar
• Responsif terhadap kejadian tidak terduga
• Efektif untuk tugas berulang/rutin
• Pemikiran abstrak
• Otomatis
• Perencanaan dan Penetapan tujuan
• Berfungsi secara terus menerus
• Mampu mengenali pola tindakan
• Teliti dalam mendeteksi situasi menyimpang
• Mampu menetapkan kontrol dan prosedur
• Dapat diperbaiki dan ditingkatkan
• Dapat mengemukakan argumentasi
• Bekerja hanya kalau diperintah
• Dapat membaca majalah, buku, dan info terbaru
Mengapa Komputer? Manusia?
• Bila keunggulan manusia dan komputer digabungkan, akan kita peroleh kinerja yang sangat baik bagi SIM
• Pendapat pakar, persoalan pokok dalam SIM modern adalah bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan komputer untuk menghasilkan keputusan manajerial yang baik.

Fungsi Informasi
• Informasi adalah bahan bagi pengambilan keputusan yang berfungsi untuk:
• Menambah pengetahuan pemakai informasi
• Mengurangi ketidakpastian pemakai informasi karena dapat memberikan gambaran tentang suatu permasalahan sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keputusan secara lebih cepat.
• Menjadi standar, aturan, maupun indikator bagi pengambil keputusan untuk menentukan keputusan secara lebih baik.
• Diperlukan Sistem Informasi manajemen supaya informasi sebanyak apapun dapat dikelola secara efektif dan efisien.

Pengertian Manajemen
• Chuck Williams, (2001, Manajemen): Menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
• Manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan atau manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian SIM
• SIM merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an, dan secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi.
• SIM merupakan sebuah upaya organisasi dalam rangka memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen baik yang berkaitan dengan keputusan keputusan rutin maupun keputusan-keputusan strategis.

Pengertian SIM
• SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi, data terolah maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
• SIM adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dan disatukan apabila di pandang perlu, dengan maksud memberikan data terolah/informasi kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Konsep SIM
• Semua organisasi membutuhkan aliran informasi yang membantu manajer untuk mengambil bermacam keputusan yang dibutuhkan.
• Sebelum komputer ada, sistem informasi sudah menjadi kebutuhan organisasi, berarti sistem informasi tidak selamanya berbasis komputer.
• Namun dengan berkembangnya fungsi komputer, sistem informasi saat ini umumnya didukung penuh oleh komputer. Dengan demikian istilah sistem informasi lebih sering berarti sistem informasi berbasis komputer.
• Manual  Technology Based  Human Centred Approach

Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi
Mengapa perlu SIM?
• Jumlah transaksi yang besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi.
• Adanya departemenisasi dalam suatu organisasi, kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan person-person yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik.
• Semakin kompleksnya kegiatan, akan mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Akibatnya efisiensi dan efektifitas menjadi sesuatu yang sulit untuk diwujudkan.


Keuntungan SIM

Pimpinan dapat memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien. Pengumpulan data berlangsung secara sistematika dan periodic. Butir-butir data tidak perlu diperbanyak walaupun dapat digunakan oleh beberapa keperluan. Efisiensi, efektifitas dan transparansi meningkat.
SIM Sektor Publik
• Memberi kemudahan dan kesederhanaan prosedur, sehingga penerapannya memerlukan perubahan struktur organisasi pemerintahan itu sendiri.
• Membentuk hubungan (e-Gov): – G2C (Governmet to Citizen) – G2B (Government to Business) – G2G (Government to Government). – G2E (Government to Employee)
• Peningkatan hubungan antara: Pemerintah Pelaku bisnis Masyarakat beserta komunitasnya
“Theory without practice is empty and practice without theory is blind.”
[Kidd, J. R. (1973). How Adults Learn. New York: Association Press]
Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi
• Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, mulai operasional-eksekutif.
• Manajemen Sistem Informasi dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para pimpinan organisasi.
• Sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh pimpinan tingkat strategis organisasi, dan lima system informasi di tingkat lebih rendah, mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik dari masing-masing area organisasi tersebut.

Kebutuhan SIM
pada Organisasi Manajemen Tingkat Atas
• ESS (Executive Support System) Manajemen Tingkat Menengah
• DSS (Decision Support System)
• MIS (Management Information System)
• OA (Office Automations) Bagian Operasional
• DP (Data Processing)
• TPS (Transaction Processing System)

SIM Membutuhkan:
1. Sumber Daya Manusia (brainware)
2. Sumber Daya Hardware
3. Sumber Daya Software
4. Sumber Daya Data
5. Sumber Daya Jaringan
Bidang

APLIKASI KOMPUTER DI PEMERINTAHAN
• Aplikasi kepegawaian
• Aplikasi keuangan
• Aplikasi perpajakan
• Aplikasi pertanahan
• Aplikasi perencanaan
• Aplikasi kearsipan dan dokumentasi
• dll